Een Engelse mail schrijven: hoe doe je dat?

Iedere taal heeft weer andere regels bij het schrijven van een e-mail. Vooral als je in meerder talen mails verstuurd, is het lastig om bij te houden welke taal welke opzet heeft. Ook de Engelsen hebben hun eigen regels die afwijken van de manier waarom wij in Nederland een e-mail sturen. Wil jij tips over hoe je een zakelijke e-mail opstelt? Lees dan verder in dit blog.  

De eerste gegevens 

Voor je een mail verstuurd, kun je vast bepaalde gegevens invullen zoals aan wie je de mail verstuurd en het onderwerp. To is de ontvanger van de e-mail. Hier vul je het andere mailadres in. CC is een afkorting voor ‘Carbon Copy’. Als je iemand een kopie van de mail wil sturen, dan kan je diegene in de CC zetten. Ook kan je iemand in de CC zetten zonder dat de ontvanger het ziet. Je zet dan iemand niet in de CC maar BCC; dat staat voor ‘Blind Carbon Copy’. Je kunt er ook voor kiezen om iedereen in de BCC te zetten en niemand bij to. De ontvangers weten dan niet naar wie de e-mail allemaal gaat. Bij ‘subject’ plaats je het onderwerp.  

Iemand aanspreken via de mail 

Je kunt iemand natuurlijk aanspreken met ‘hi’, maar in een zakelijke e-mail is dit niet gebruikelijk. Wanneer je in zakelijk Engels schrijft, kun je bijvoorbeeld gebruik maken van het volgende: 

• Dear 

• Mr, Mrs, Miss, Madam, Sir  

• Naam (voornaam of achternaam of gecombineerd) 

Als je de ontvanger niet kent, dan kun je bijvoorbeeld ‘Dear sir’ zeggen. Als het geslacht niet bekend is, gebruik je vaak ‘Dear sir/madam’. Zo ben je zakelijk én beleefd! 

De inhoud van de brief 

Naast de aanhef, is het van belang om ook altijd goed te letten op de inhoud. Hier vallen de inleiding, kern en het slot onder. In de inleiding kun je bijvoorbeeld iemand bedanken voor de e-mail. Wanneer je zelf een e-mail stuurt, geef je aan waarom je iemand een mail stuurt. Soms stuur je ook een mail naar aan leiding van iets, bijvoorbeeld een telefoongesprek. Ook dat kun je uiteraard benoemen.  

In de kern ga je vervolgens over op de inhoud. Zorg dat je zo duidelijk mogelijk bent en je verhaal goed verwoord. Uiteindelijk ga je het slot schrijven. Hierin schrijf je wat je van de ontvanger verwacht. Je kunt een reactie verwachten of hopen iemand te ontmoeten. Ook kun je aangeven dat de ontvanger je nog vragen kan stellen.  

Ondertekening van de brief 

Er zijn meerdere manieren om je brief te ondertekenen. Denkaan ‘yours sincerely’ of ‘kind regards’. Beide zijn formeel. Wanneer je kiest voor ‘seeyousoon’ of ‘bye’, dan is dat zeer informeel en niet passend bij een zakelijke e-mail. Wil je graag goed Engels leren? Dan is een cursus Engels zeker aan te raden. Zij kunnen jouw exact vertellen hoe je een goede Engelse brief schrijft.